Personvernerklæring

Sogelink-konsernet legger stor vekt på å beskytte dine personopplysninger. Denne personvernerklæringen gir deg åpen informasjon om hvordan vi samler inn, bruker, oppbevarer og beskytter dine data, samt om rettighetene du har i henhold til GDPR og den franske personvernloven (loi Informatique et Libertés) av 6. januar 1978, med senere endringer.

4.1 Oppfyllelse av en avtale (art. 6.1.b)

Behandlinger som er nødvendige for levering av våre tjenester (lisensforvaltning, kundekontoer, support, opplæring) er basert på oppfyllelsen av avtalen inngått mellom Sogelink og brukeren eller dennes arbeidsgiver.

Når brukeren av Sogelinks løsninger er en ansatt hos kundeselskapet og derfor ikke selv er part i avtalen, er behandlingene som er nødvendige for å stille tjenesten til rådighet og sikre at den fungerer korrekt, basert på Sogelinks berettigede interesse (se punkt 4.3) i å oppfylle avtalen inngått med sin kunde.

4.2 Rettslig forpliktelse (art. 6.1.c)

Enkelte behandlinger er pålagt gjennom rettslige forpliktelser: oppbevaring av regnskapsbilag (art. L.123-22 i den franske handelsloven), forpliktelser knyttet til regulert opplæring (AIPR, elektriske godkjenninger), skatteforpliktelser.

4.3 Berettiget interesse (art. 6.1.f)

Sogelink behandler enkelte opplysninger på grunnlag av sin berettigede interesse. I samsvar med artikkel 13.1.d i GDPR er de forfulgte interessene følgende:

• B2B kommersiell oppsøkende virksomhet: å utvikle og fremme Sogelinks virksomhet overfor fagpersoner hvis stilling samsvarer med de tilbudte løsningene;
• Sikkerhet i informasjonssystemet: å sikre tjenestenes integritet, tilgjengelighet og konfidensialitet og oppdage uautorisert tilgang;
• Forebygging av svindel: å beskytte Sogelink og dets kunder mot svindelaktig bruk av kontoer og lisenser;
• Overholdelse av programvarelisenser: å verne Sogelinks immaterielle rettigheter til sine løsninger og sikre likebehandling mellom kunder;
• Behandling av kontakt- og demonstrasjonsforespørsler: å besvare henvendelser fra profesjonelle prospekter.

4.4 Samtykke (art. 6.1.a)

For behandlinger som krever ditt uttrykkelige samtykke — nyhetsbrev, ikke-nødvendig sporing, sporing av åpning av våre markedsføringse-poster, oppbevaring av søknaden din i CV-databasen — innhenter Sogelink ditt frie, informerte, spesifikke og utvetydige samtykke. Du kan trekke det tilbake når som helst, uten at dette påvirker lovligheten av tidligere behandlinger.

4.5 Obligatorisk eller valgfri karakter av opplysningene

Levering av enkelte opplysninger er en betingelse for tilgang til våre tjenester:

• Opplysninger som er nødvendige for oppfyllelse av avtalen (identitet, yrkeskontaktopplysninger, kontodata): levering av disse er en betingelse for inngåelse og oppfyllelse av avtalen. Uten disse kan Sogelink verken opprette eller opprettholde kontoen din, eller utstede de tegnede lisensene.
• Opplysninger pålagt av en rettslig forpliktelse (faktureringsdata, opplysninger som kreves for utstedelse av sertifikater for regulert opplæring): levering av disse er obligatorisk. Uten disse kan Sogelink verken utarbeide regnskapsdokumenter eller utstede de tilhørende sertifikatene.
• Valgfrie opplysninger (kommunikasjonspreferanser, opplysninger oppgitt i et fritekstfelt): levering av disse er valgfri, og fravær av dem har ingen konsekvens for tilgangen til tjenestene.

Obligatoriske felt er merket som sådan i våre skjemaer.

Dine opplysninger behandles av autorisert personell innen Sogelink-konsernet og kan overføres til følgende kategorier av mottakere:

5.1 Tekniske databehandlere

• Leverandører av skyhosting (servere lokalisert innenfor EU)

• Verktøy for kundeforholdsstyring (CRM), e-postplattformer, verktøy for trafikkanalyse

• Leverandører av sikre betalinger og utgivere av ticketingløsninger

Alle våre databehandlere er bundet av en avtale i samsvar med artikkel 28 i GDPR.

5.2 Godkjente forhandlere og distributører

I forbindelse med videresalg av lisenser har godkjente distributører tilgang til de opplysningene som er strengt nødvendige for å utføre sitt oppdrag.

• Når distributøren utelukkende handler etter instruks fra Sogelink, opptrer vedkommende som databehandler i henhold til artikkel 28 i GDPR.

• Når distributøren sammen med Sogelink fastsetter formålene og midlene for behandlingen, er Sogelink og distributøren felles behandlingsansvarlige i henhold til artikkel 26 i GDPR. Hovedlinjene i avtalen mellom dem er tilgjengelige på forespørsel til personvernombudet. Du kan utøve dine rettigheter overfor en av de felles behandlingsansvarlige.

5.3 Kompetente myndigheter

Sogelink kan utlevere opplysninger til kompetente rettslige, administrative eller skattemyndigheter når en rettslig forpliktelse krever det.

Sogelink selger aldri dine personopplysninger til tredjeparter for kommersielle formål.

Sogelink foretrekker å lagre opplysninger innenfor EU eller Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet (EØS).

I forbindelse med sin virksomhet kan Sogelink likevel benytte leverandører etablert utenfor EU eller EØS, eller leverandører som selv benytter videre databehandlere utenfor disse områdene: for eksempel verktøy for trafikkmåling, annonsenettverk og plattformer for markedsføringsautomatisering. I slike tilfeller sikrer Sogelink at overføringen reguleres av en av følgende mekanismer:

• En beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå fra Europakommisjonen, når mottakerlandet omfattes av en slik beslutning;
• I mangel av dette, standard personvernbestemmelser vedtatt av Europakommisjonen (gjennomføringsbeslutning (EU) 2021/914 av 4. juni 2021), eventuelt supplert med ytterligere tekniske og organisatoriske tiltak (kryptering, pseudonymisering, tilgangsbegrensning) etter en vurdering av lovgivningen i mottakerlandet.

På forespørsel til dpo@sogelink.com kan du få en oppdatert liste over våre databehandlere, berørte land, samt en kopi av garantiene som er etablert for hver overføring.

Opplysningene oppbevares så lenge det er strengt nødvendig for de angitte formålene, i samsvar med de rettslige forpliktelsene. Tabellen i avsnitt 3 angir hvilke tidsrammer som gjelder for hver behandling.

Ved utløpet av den aktive oppbevaringsperioden slettes opplysningene enten permanent, eller arkiveres i en mellomdatabase med begrenset tilgang i den perioden som kreves av rettslige forpliktelser, før de slettes permanent.

I samsvar med GDPR (artikkel 15 til 22) og den franske personvernloven har du følgende rettigheter:

• Rett til innsyn — få bekreftet at opplysninger om deg behandles, og motta en kopi av disse (art. 15).
• Rett til retting — få rettet unøyaktige eller ufullstendige opplysninger om deg (art. 16).
• Rett til sletting — be om sletting av dine opplysninger i tilfellene som er fastsatt i GDPR, med forbehold om rettslige forpliktelser (art. 17).
• Rett til begrensning — oppnå midlertidig stans av en behandling i visse situasjoner (art. 18).
• Rett til å protestere — protestere, av grunner knyttet til din særlige situasjon, mot en behandling basert på Sogelinks berettigede interesse; Sogelink vil stanse behandlingen med mindre det kan påvise tvingende berettigede grunner som veier tyngre enn dine interesser, rettigheter og friheter, eller for fastsettelse, utøvelse eller forsvar av rettskrav (art. 21.1). Når det gjelder kommersiell oppsøkende virksomhet, kan du protestere når som helst uten å måtte begrunne din forespørsel (art. 21.2).
• Rett til å trekke tilbake samtykke — få tilbaketrukket et samtykke til en behandling du tidligere har gitt til Sogelink. Tilbaketrekking kan gjøres via vår preferansebehandler for sporing som plasseres under din navigering, via preferansesenteret nederst i våre e-poster for sporing av åpninger, og ved en enkel henvendelse til vårt personvernombud for øvrige behandlinger.
• Rett til dataportabilitet — motta dine opplysninger i et strukturert, maskinlesbart format, eller få dem overført til en annen behandlingsansvarlig (art. 20).
• Instrukser for dødsfall — fastsette instrukser om hva som skal skje med dine opplysninger etter din død (art. 85 i den franske personvernloven).

Hvordan utøve dine rettigheter?

Send din forespørsel per e-post til dpo@sogelink.com eller per post til hovedkontoret, med angivelse av din identitet og forespørselens art. Det kan bli bedt om legitimasjon. Sogelink forplikter seg til å svare innen én måned (kan forlenges med to måneder for komplekse forespørsler).

Dersom du mener at dine rettigheter ikke blir respektert, kan du klage til CNIL: www.cnil.fr — 3, place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07.

Sogelink iverksetter egnede tekniske og organisatoriske tiltak i samsvar med artikkel 32 i GDPR:

• Kryptering av data under overføring (minimum TLS 1.2) og i hvile for sensitive data
• Rollebasert tilgangskontroll (RBAC) og prinsippet om minste privilegium
• Sterk autentisering for tilgang til interne systemer
• Logging av tilgang og kritiske operasjoner
• Regelmessige penetrasjonstester og periodiske sikkerhetsgjennomganger
• Plan for forretningskontinuitet og gjenoppretting etter katastrofe (PCA/PRA)
• Regelmessig opplæring av medarbeidere i datasikkerhet

Ved brudd på personopplysningssikkerheten som sannsynligvis medfører høy risiko, vil Sogelink varsle deg så snart som mulig, i samsvar med artikkel 34 i GDPR.

Tjenestene som tilbys av Sogelink er utelukkende rettet mot fagpersoner og bedrifter. Sogelink samler ikke bevisst inn opplysninger om mindreårige under 15 år. Dersom slik innsamling skulle skje ved en feil, vil opplysningene bli slettet umiddelbart. Enhver henvendelse kan rettes til dpo@sogelink.com.

Sogelink forbeholder seg retten til å endre denne personvernerklæringen når som helst, blant annet for å overholde utviklingen i regelverket. Ved en vesentlig endring vil det bli sendt et varsel per e-post eller vist på nettstedet minst 30 dager før endringene trer i kraft. Datoen for siste oppdatering fremgår øverst i dette dokumentet.

Sogelink har utnevnt et personvernombud (DPO) i samsvar med artikkel 37 i GDPR.

📬 Personvernombud — Sogelink-konsernet

E-post: dpo@sogelink.com

Post: Sogelink SAS — DPO, 131 chemin du bac à traille 69 300 Caluire

Telefon: 09 70 70 03 03 (spør etter personvernombudet)