Politique de confidentialité

Le Groupe Sogelink accorde une importance particulière à la protection de vos données personnelles. La présente politique vous informe de manière transparente sur la façon dont nous collectons, utilisons, conservons et protégeons vos données, ainsi que sur les droits dont vous disposez conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée.

2. Responsable du traitement

Le Groupe Sogelink comprend plusieurs entités juridiques. Pour les traitements réalisés par une filiale spécifique (Sogelink, Sogelink Engineering, Sogelink Norway AS, Sogelink Netherlands B.V., etc.), ladite filiale agit en qualité de responsable de traitement autonome. Les coordonnées de chaque entité sont disponibles sur demande auprès du DPO.

Le responsable du traitement des données personnelles collectées sur le site sogelink.com et les applications associées est :

2. Responsable du traitement

Raison Sociale	SCORPIO BIDCO
Forme Juridique	Société par actions simplifiée (SAS)
Capital social	360 179 860 €
Siège social	131, chemin du Bac-à-Traille — Les Portes du Rhône — 69300 Caluire-et-Cuire
SIREN	981 193 642
N° TVA intracommunautaire	FR2398119364
Téléphone	09 70 70 03 03
Email	dpo@sogelink.com

3. Données personnelles collectées

Les données collectées varient selon votre relation avec Sogelink et les services que vous utilisez.

2.1 Données collectées directement

3. Données personnelles collectées

Identification	nom, prénom, civilité
Données professionnelles	société, fonction, secteur d'activité, numéro SIRET
Contact	email, téléphone, adresse postale, code postal, ville, pays
Compte	identifiant, mot de passe chiffré, préférences de notification
Données contractuelles	licences souscrites, périmètre d'utilisation, historique de commandes et de facturation
Données de formation	résultats d'examens, attestations obtenues (AIPR, habilitations électriques…)
Échanges	messages via formulaire de contact, tickets de support, échanges avec les Customer Success Managers

2.2 Données collectées automatiquement


Navigation	adresse IP, navigateur, système d'exploitation, pages visitées, durée de session
Performance	temps de chargement, erreurs techniques, clics sur les éléments de page
Traceurs	identifiants de session, préférences de consentement, mesure d'audience du site, suivi de l'ouverture de nos emails de prospection

2.3 Données reçues de tiers

Lorsque vos données ne proviennent pas de vous, Sogelink vous en informe au plus tard lors de la première communication qui vous est adressée.

Sogelink ne collecte aucune donnée sensible au sens de l’article 9 du RGPD dans le cadre de son activité commerciale ordinaire.

Certaines données ne sont pas collectées auprès de vous mais nous sont transmises par des tiers. Conformément à l’article 14 du RGPD, Sogelink vous informe de leur origine et des catégories de données concernées :

Origine	Catégorie de données	Source accessible au public
Revendeurs et distributeurs agréés, dans le cadre de la gestion des licences	Identité, fonction, société, coordonnées professionnelles, périmètre et volumétrie de licence	Non
Entreprise cliente vous employant, lorsqu'elle ouvre pour vous un accès à nos solutions	Identité, fonction, coordonnées professionnelles, droits d'accès attribués	Non
LinkedIn, dans le cadre de campagnes de prospection professionnelle et dans les limites des conditions d'utilisation de cette plateforme	Nom, prénom, fonction, société, secteur d'activité	Oui (profil professionnel public)

4. Tableau des traitements de données

Le tableau ci-dessous récapitule l’ensemble des traitements réalisés, leur finalité, leur base légale et leur durée de conservation.

4. Tableau des traitements de données
Finalité	Données concernées	Base Légale	Conservation
Gestion des demandes de contact et démo	Identité, email, téléphone, société, message	Intérêt légitime	3 ans après dernier contact
Création et gestion du compte client	Identité, email, données de compte, licences	Exécution contrat	Durée relation + 5 ans
Délivrance et gestion des licences	Identité, société, périmètre contractuel, postes	Exécution contrat	Durée contrat + 5 ans
Facturation et comptabilité	Identité, SIRET, données paiement, factures	Obligation légale	10 ans (art. L.123-22 C. com.)
Support technique et assistance	Identité, email, données techniques, tickets	Exécution contrat	3 ans après clôture ticket
Gestion des formations (AIPR, habilitations…)	Identité, résultats, attestations, organismes	Exécution contrat / Obligation légale	5 ans après attestation
Newsletter et communications marketing	Email, préférences de communication	Consentement	3 ans après collecte ou dernier clic
Prospection commerciale B2B	Nom, prénom, fonction, société, email pro	Intérêt légitime	3 ans après dernier contact
Mesure d'audience du site — traceurs exemptés de consentement au titre de l'article 82 de la loi Informatique et Libertés	IP anonymisée, pages visitées, durée de session	Intérêt légitime	Cookies : 6 mois Données collectées : 25 mois maximum
Mesure d'audience approfondie et analyse du parcours de navigation — traceurs non exemptés	Adresse IP, identifiant de traceur, parcours de navigation, interactions avec les éléments de page	Consentement	Cookies : 6 mois Données collectées : 25 mois maximum
Mesure de l'ouverture des emails de prospection et personnalisation du contenu et de la fréquence des envois	Adresse email, ouverture du message, date et heure d'ouverture, type d'appareil et de logiciel de messagerie, adresse IP	Consentement	13 mois à compter de la collecte
Conformité des licences logicielles	Identité, société, données licence, signalements	Intérêt légitime	5 ans après clôture dossier
Traitement d'une candidature, spontanée ou en réponse à une offre	CV, lettre de motivation, identité, coordonnées	Exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande	Durée du processus de recrutement
Conservation de la candidature en CVthèque, en vue d'opportunités ultérieures	CV, lettre de motivation, identité, coordonnées	Consentement	2 ans à compter du dernier contact
Sécurité informatique et lutte contre la fraude	Logs de connexion, IP, tentatives d'authentification	Intérêt légitime / Obligation légale	1 an (logs techniques)

5. Bases légales des traitements

4.1 Exécution d’un contrat (art. 6.1.b)

Les traitements nécessaires à la fourniture de nos services (gestion des licences, comptes clients, support, formations) reposent sur l’exécution du contrat conclu entre Sogelink et l’utilisateur ou son employeur.

Lorsque l’utilisateur des solutions Sogelink est un collaborateur de l’entreprise cliente et n’est donc pas personnellement partie au contrat, les traitements nécessaires à la mise à disposition et au bon fonctionnement du service reposent sur l’intérêt légitime (point 4.3) de Sogelink à exécuter le contrat conclu avec son client.

4.2 Obligation légale (art. 6.1.c)

Certains traitements sont imposés par des obligations légales : conservation des pièces comptables (art. L.123-22 du Code de commerce), obligations liées aux formations réglementées (AIPR, habilitations électriques), obligations fiscales.

4.3 Intérêt légitime (art. 6.1.f)

Sogelink traite certaines données sur la base de son intérêt légitime. Conformément à l’article 13.1.d du RGPD, les intérêts poursuivis sont les suivants :

Prospection commerciale B2B : développer et promouvoir l’activité de Sogelink auprès de professionnels dont la fonction correspond aux solutions proposées ;
Sécurité du système d’information : garantir l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des services et détecter les accès non autorisés ;
Prévention de la fraude : protéger Sogelink et ses clients contre les usages frauduleux des comptes et des licences ;
Conformité des licences logicielles : préserver les droits de propriété intellectuelle de Sogelink sur ses solutions et assurer l’égalité de traitement entre clients ;
Gestion des demandes de contact et de démonstration : répondre aux sollicitations émanant de prospects professionnels.

4.4 Consentement (art. 6.1.a)

Pour les traitements requérant votre accord explicite — newsletter, traceurs non essentiels, suivi de l’ouverture de nos emails de prospection, conservation de votre candidature en CVthèque — Sogelink recueille votre consentement libre, éclairé, spécifique et univoque. Vous pouvez le retirer à tout moment, sans que cela remette en cause la licéité des traitements antérieurs.

4.5 Caractère obligatoire ou facultatif de la fourniture des données

La fourniture de certaines données conditionne l’accès à nos services :

Données nécessaires à l’exécution du contrat (identité, coordonnées professionnelles, données de compte) : leur fourniture est une condition de la conclusion et de l’exécution du contrat. À défaut, Sogelink ne peut ouvrir ni maintenir votre compte, ni délivrer les licences souscrites.
Données imposées par une obligation légale (données de facturation, données requises pour la délivrance des attestations de formation réglementées) : leur fourniture est obligatoire. À défaut, Sogelink ne peut ni établir les documents comptables, ni délivrer les attestations correspondantes.
Données facultatives (préférences de communication, données renseignées dans un formulaire libre) : leur fourniture est facultative et leur absence est sans conséquence sur l’accès aux services.

Les champs obligatoires sont signalés comme tels dans nos formulaires.

6. Destinataires des données

Vos données sont traitées par les personnes habilitées au sein du Groupe Sogelink, et peuvent être transmises aux catégories de destinataires suivantes :

5.1 Sous-traitants techniques

Prestataires d’hébergement cloud (serveurs localisés dans l’Union européenne)

Outils de gestion de la relation client (CRM), plateformes d’emailing, outils d’analyse d’audience

Prestataires de paiement sécurisé et éditeurs de solutions de ticketing

Tous nos sous-traitants sont liés par un contrat conforme à l’article 28 du RGPD.

5.2 Revendeurs et distributeurs agréés

Dans le cadre de la revente de licences, les distributeurs agréés accèdent aux données strictement nécessaires à l’exécution de leur mission.

Lorsque le distributeur agit exclusivement sur instruction de Sogelink, il intervient en qualité de sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD.

Lorsque le distributeur détermine, conjointement avec Sogelink, les finalités et les moyens du traitement, Sogelink et le distributeur sont responsables conjoints au sens de l’article 26 du RGPD. Les grandes lignes de l’accord conclu entre eux sont disponibles sur demande auprès du DPO. Vous pouvez exercer vos droits auprès de l’un ou l’autre des responsables conjoints.

5.3 Autorités compétentes

Sogelink peut communiquer des données aux autorités judiciaires, administratives ou fiscales compétentes lorsqu’une obligation légale l’y contraint.

Sogelink ne vend jamais vos données personnelles à des tiers à des fins commerciales.

7. Transferts de données hors de l’Union européenne

Sogelink privilégie l’hébergement des données dans l’Union européenne ou l’Espace économique européen (EEE).

Dans le cadre de ses activités, Sogelink peut toutefois avoir recours à des prestataires établis hors de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen, ou qui peuvent eux-mêmes recourir à des sous-traitants ultérieurs situés en dehors de ces zones : outils de mesure d’audience, régies publicitaires et plateforme de marketing automation par exemple. Dans cette hypothèse, Sogelink s’assure que le transfert est encadré par l’un des mécanismes suivants:

Une décision d’adéquation de la Commission européenne, lorsque le pays de destination en bénéficie ;
à défaut, les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne (décision d’exécution (UE) 2021/914 du 4 juin 2021), complétées le cas échéant par des mesures techniques et organisationnelles supplémentaires (chiffrement, pseudonymisation, restriction des accès) après analyse de la législation du pays de destination.

Sur demande adressée à dpo@sogelink.com, vous pouvez obtenir une liste à jour de nos sous-traitants, des pays concernés ainsi qu’une copie des garanties mises en place pour chaque transfert.

8. Durées de conservation

Les données sont conservées pour la durée strictement nécessaire aux finalités déclarées, dans le respect des obligations légales. Le tableau de la section 3 précise les durées applicables à chaque traitement.

À l’expiration de la durée de conservation active, les données sont soit supprimées définitivement, soit archivées dans une base intermédiaire à accès restreint pour la durée requise par les obligations légales, avant suppression définitive.

9. Vos droits

Conformément au RGPD (articles 15 à 22) et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants :

Droit d’accès — Obtenir confirmation que des données vous concernant sont traitées et en recevoir une copie (art. 15).
Droit de rectification — Faire corriger des données inexactes ou incomplètes vous concernant (art. 16).
Droit à l’effacement — Demander la suppression de vos données dans les cas prévus par le RGPD, sous réserve des obligations légales (art. 17).
Droit à la limitation — Obtenir la suspension temporaire d’un traitement dans certaines situations (art. 18).
Droit d’opposition — Vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement fondé sur l’intérêt légitime de Sogelink ; Sogelink cessera le traitement sauf si elle démontre des motifs légitimes et impérieux prévalant sur vos intérêts, droits et libertés, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice (art. 21.1). S’agissant de la prospection commerciale, vous pouvez vous y opposer à tout moment et sans avoir à motiver votre demande (art. 21.2).
Droit de retrait du consentement — Obtenir le retrait d’un consentement à un traitement que vous auriez donné à Sogelink par le passé. Le retrait s’exerce depuis notre gestionnaire de préférences pour les traceurs déposés lors de votre navigation, depuis le centre de préférences accessible en pied de page de nos emails pour le suivi des ouvertures, et par simple demande adressée à notre DPO pour les autres traitements.
Droit à la portabilité — Recevoir vos données dans un format structuré lisible par machine, ou les faire transmettre à un autre responsable (art. 20).
Directives post-mortem — Définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès (art. 85 LIL).

Comment exercer vos droits ?

Adressez votre demande par email à dpo@sogelink.com ou par courrier postal au siège social, en précisant votre identité et la nature de votre demande. Une pièce d’identité peut être demandée. Sogelink s’engage à répondre dans un délai d’un mois (prolongeable de deux mois pour les demandes complexes).

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL : www.cnil.fr — 3, place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07.

10. Sécurité des données

Sogelink met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées conformément à l’article 32 du RGPD :

Chiffrement des données en transit (TLS 1.2 minimum) et au repos pour les données sensibles
Contrôle d’accès basé sur les rôles (RBAC) et principe du moindre privilège
Authentification forte pour les accès aux systèmes internes
Journalisation des accès et des opérations critiques
Tests d’intrusion réguliers et revues de sécurité périodiques
Plan de continuité d’activité et de reprise après sinistre (PCA/PRA)
Formation régulière des collaborateurs à la sécurité des données

En cas de violation de données personnelles susceptible d’engendrer un risque élevé, Sogelink vous en informera dans les meilleurs délais, conformément à l’article 34 du RGPD.

11. Données des mineurs

Les services proposés par Sogelink sont destinés exclusivement à des professionnels et entreprises. Sogelink ne collecte pas sciemment de données concernant des mineurs de moins de 15 ans. Si une telle collecte survenait par erreur, les données seraient supprimées immédiatement. Tout signalement peut être adressé à dpo@sogelink.com.

12. Modifications de la présente politique

Sogelink se réserve le droit de modifier cette politique à tout moment, notamment pour se conformer à l’évolution de la réglementation. En cas de modification substantielle, une notification sera envoyée par email ou affichée sur le site au moins 30 jours avant l’entrée en vigueur des changements. La date de dernière mise à jour figure en haut de ce document.

13. Contact et Délégué à la Protection des Données

Sogelink a désigné un Délégué à la Protection des Données (DPO) conformément à l’article 37 du RGPD.

📬 Délégué à la Protection des Données — Groupe Sogelink

Email : dpo@sogelink.com

Courrier : Sogelink SAS — DPO, [Adresse complète — à compléter]

Téléphone : 09 70 70 03 03 (demander le DPO)