Privacybeleid

De Sogelink Groep hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Dit beleid informeert u op transparante wijze over de manier waarop wij uw gegevens verzamelen, gebruiken, bewaren en beschermen, evenals over de rechten waarover u beschikt op grond van de AVG en de Franse wet Informatique et Libertés van 6 januari 1978, zoals gewijzigd.

4.1 Uitvoering van een overeenkomst (art. 6.1.b)

Verwerkingen die noodzakelijk zijn voor het leveren van onze diensten (licentiebeheer, klantaccounts, support, opleidingen) zijn gebaseerd op de uitvoering van de overeenkomst tussen Sogelink en de gebruiker of diens werkgever.

Wanneer de gebruiker van de Sogelink-oplossingen een medewerker is van het klantbedrijf en dus niet persoonlijk partij is bij de overeenkomst, zijn de verwerkingen die nodig zijn voor het beschikbaar stellen en goed functioneren van de dienst gebaseerd op het gerechtvaardigd belang (zie 4.3) van Sogelink om de met zijn klant gesloten overeenkomst uit te voeren.

4.2 Wettelijke verplichting (art. 6.1.c)

Sommige verwerkingen zijn opgelegd door wettelijke verplichtingen: bewaring van boekhoudkundige stukken (art. L.123-22 Franse Wetboek van Koophandel), verplichtingen die verband houden met gereglementeerde opleidingen (AIPR, elektrische bevoegdheden), fiscale verplichtingen.

4.3 Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f)

Sogelink verwerkt bepaalde gegevens op basis van zijn gerechtvaardigd belang. Overeenkomstig artikel 13.1.d van de AVG worden de volgende belangen nagestreefd:

• B2B commerciële prospectie: de activiteit van Sogelink ontwikkelen en promoten bij professionals wier functie aansluit bij de aangeboden oplossingen;
• Beveiliging van het informatiesysteem: de integriteit, beschikbaarheid en vertrouwelijkheid van de diensten waarborgen en ongeoorloofde toegang opsporen;
• Fraudepreventie: Sogelink en zijn klanten beschermen tegen frauduleus gebruik van accounts en licenties;
• Naleving van softwarelicenties: de intellectuele-eigendomsrechten van Sogelink op zijn oplossingen beschermen en gelijke behandeling van klanten waarborgen;
• Behandeling van contact- en demonstratieaanvragen: reageren op verzoeken van professionele prospects.

4.4 Toestemming (art. 6.1.a)

Voor verwerkingen die uw uitdrukkelijke toestemming vereisen — nieuwsbrief, niet-essentiële trackers, meting van de opening van onze prospectie-e-mails, bewaring van uw sollicitatie in de cv-databank — verzamelt Sogelink uw vrije, geïnformeerde, specifieke en ondubbelzinnige toestemming. U kunt deze op elk moment intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van eerdere verwerkingen.

4.5 Verplicht of facultatief karakter van het verstrekken van gegevens

Het verstrekken van bepaalde gegevens is een voorwaarde voor toegang tot onze diensten:

• Gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst (identiteit, professionele contactgegevens, accountgegevens): het verstrekken ervan is een voorwaarde voor het sluiten en uitvoeren van de overeenkomst. Zonder deze gegevens kan Sogelink uw account niet openen of handhaven, noch de afgesloten licenties leveren.
• Gegevens die door een wettelijke verplichting worden opgelegd (factuurgegevens, gegevens vereist voor de afgifte van attesten van gereglementeerde opleidingen): het verstrekken ervan is verplicht. Zonder deze gegevens kan Sogelink geen boekhoudkundige documenten opstellen, noch de bijbehorende attesten afgeven.
• Facultatieve gegevens (communicatievoorkeuren, gegevens ingevuld in een vrij tekstveld): het verstrekken ervan is facultatief en het ontbreken ervan heeft geen gevolgen voor de toegang tot onze diensten.

Verplichte velden worden als zodanig aangeduid in onze formulieren.

Uw gegevens worden verwerkt door bevoegde personen binnen de Sogelink Groep en kunnen worden doorgegeven aan de volgende categorieën ontvangers:

5.1 Technische verwerkers

• Cloudhostingleveranciers (servers gelokaliseerd binnen de Europese Unie)

• Tools voor klantrelatiebeheer (CRM), e-mailplatformen, tools voor bezoekanalyse

• Leveranciers van beveiligde betalingen en uitgevers van ticketingoplossingen

Al onze verwerkers zijn gebonden door een overeenkomst conform artikel 28 van de AVG.

5.2 Erkende wederverkopers en distributeurs

In het kader van de doorverkoop van licenties hebben erkende distributeurs toegang tot de gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun taak.

• Wanneer de distributeur uitsluitend handelt in opdracht van Sogelink, treedt hij op als verwerker in de zin van artikel 28 van de AVG.

• Wanneer de distributeur samen met Sogelink de doeleinden en middelen van de verwerking bepaalt, zijn Sogelink en de distributeur gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijken in de zin van artikel 26 van de AVG. De hoofdlijnen van de tussen hen gesloten overeenkomst zijn op verzoek verkrijgbaar bij de DPO. U kunt uw rechten uitoefenen bij een van beide gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken.

5.3 Bevoegde autoriteiten

Sogelink kan gegevens meedelen aan de bevoegde gerechtelijke, administratieve of fiscale autoriteiten wanneer een wettelijke verplichting hiertoe verplicht.

Sogelink verkoopt uw persoonsgegevens nooit aan derden voor commerciële doeleinden.

Sogelink geeft de voorkeur aan het hosten van gegevens binnen de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte (EER).

In het kader van zijn activiteiten kan Sogelink echter een beroep doen op leveranciers die buiten de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte zijn gevestigd, of die zelf gebruikmaken van verdere verwerkers buiten deze zones: bijvoorbeeld tools voor bezoekmeting, advertentienetwerken en marketingautomatiseringsplatformen. In dat geval zorgt Sogelink ervoor dat de doorgifte wordt omkaderd door een van de volgende mechanismen:

• Een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, wanneer het land van bestemming hiervan profiteert;
• Bij gebreke daarvan, de modelcontractbepalingen die door de Europese Commissie zijn vastgesteld (Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914 van 4 juni 2021), eventueel aangevuld met bijkomende technische en organisatorische maatregelen (versleuteling, pseudonimisering, toegangsbeperking) na analyse van de wetgeving van het land van bestemming.

Op verzoek gericht aan dpo@sogelink.com kunt u een bijgewerkte lijst van onze verwerkers, de betrokken landen en een kopie van de voor elke doorgifte getroffen waarborgen verkrijgen.

Gegevens worden bewaard gedurende de periode die strikt noodzakelijk is voor de vermelde doeleinden, met inachtneming van de wettelijke verplichtingen. De tabel in sectie 3 vermeldt de termijnen die van toepassing zijn op elke verwerking.

Na afloop van de actieve bewaartermijn worden de gegevens ofwel definitief verwijderd, ofwel gearchiveerd in een tussentijdse database met beperkte toegang voor de door de wettelijke verplichtingen vereiste duur, alvorens definitief te worden verwijderd.

Overeenkomstig de AVG (artikelen 15 tot en met 22) en de wet Informatique et Libertés beschikt u over de volgende rechten:

• Recht op inzage — bevestiging krijgen dat gegevens over u worden verwerkt en hiervan een kopie ontvangen (art. 15).
• Recht op rectificatie — onjuiste of onvolledige gegevens over u laten corrigeren (art. 16).
• Recht op gegevenswissing — verzoeken om verwijdering van uw gegevens in de gevallen voorzien door de AVG, onder voorbehoud van wettelijke verplichtingen (art. 17).
• Recht op beperking — de tijdelijke opschorting van een verwerking verkrijgen in bepaalde situaties (art. 18).
• Recht van bezwaar — bezwaar maken, om redenen die verband houden met uw bijzondere situatie, tegen een verwerking gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van Sogelink; Sogelink staakt de verwerking tenzij het dwingende gerechtvaardigde gronden aantoont die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen (art. 21.1). Wat commerciële prospectie betreft, kunt u hier te allen tijde bezwaar tegen maken zonder uw verzoek te hoeven motiveren (art. 21.2).
• Recht op intrekking van toestemming — de intrekking verkrijgen van een toestemming voor een verwerking die u in het verleden aan Sogelink zou hebben gegeven. Intrekking kan via onze voorkeurenmanager voor trackers die tijdens uw navigatie worden geplaatst, via het voorkeurencentrum onderaan onze e-mails voor het volgen van openingen, en via een eenvoudig verzoek aan onze DPO voor de overige verwerkingen.
• Recht op overdraagbaarheid — uw gegevens ontvangen in een gestructureerd, machineleesbaar formaat, of deze laten doorgeven aan een andere verantwoordelijke (art. 20).
• Post-mortemrichtlijnen — richtlijnen vaststellen over het lot van uw gegevens na uw overlijden (art. 85 wet Informatique et Libertés).

Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?

Stuur uw verzoek per e-mail naar dpo@sogelink.com of per post naar de maatschappelijke zetel, met vermelding van uw identiteit en de aard van uw verzoek. Er kan om een identiteitsbewijs worden gevraagd. Sogelink verbindt zich ertoe binnen een maand te antwoorden (verlengbaar met twee maanden voor complexe verzoeken).

Als u van mening bent dat uw rechten niet worden gerespecteerd, kunt u een klacht indienen bij de CNIL: www.cnil.fr — 3, place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07.

Sogelink treft passende technische en organisatorische maatregelen overeenkomstig artikel 32 van de AVG:

• Versleuteling van gegevens tijdens verzending (minimaal TLS 1.2) en in rust voor gevoelige gegevens
• Rolgebaseerde toegangscontrole (RBAC) en het principe van minimale rechten
• Sterke authenticatie voor toegang tot interne systemen
• Registratie van toegang en kritieke verrichtingen
• Regelmatige penetratietests en periodieke beveiligingsbeoordelingen
• Plan voor bedrijfscontinuïteit en herstel na een incident (PCA/PRA)
• Regelmatige opleiding van medewerkers op het gebied van gegevensbeveiliging

In geval van een inbreuk op persoonsgegevens die waarschijnlijk een hoog risico met zich meebrengt, zal Sogelink u zo snel mogelijk informeren, overeenkomstig artikel 34 van de AVG.

De door Sogelink aangeboden diensten zijn uitsluitend bestemd voor professionals en bedrijven. Sogelink verzamelt niet bewust gegevens over minderjarigen onder de 15 jaar. Mocht dergelijke verzameling per vergissing plaatsvinden, dan worden de gegevens onmiddellijk verwijderd. Meldingen kunnen worden gericht aan dpo@sogelink.com.

Sogelink behoudt zich het recht voor dit beleid op elk moment te wijzigen, met name om te voldoen aan de ontwikkeling van de regelgeving. In geval van een ingrijpende wijziging wordt een kennisgeving per e-mail verstuurd of op de website weergegeven, ten minste 30 dagen voordat de wijzigingen van kracht worden. De datum van de laatste update staat bovenaan dit document.

Sogelink heeft een Functionaris voor Gegevensbescherming (DPO) aangesteld overeenkomstig artikel 37 van de AVG.

📬 Functionaris voor Gegevensbescherming — Sogelink Groep

E-mail: dpo@sogelink.com

Post: Sogelink SAS — DPO, 131 chemin du bac à traille 69 300 Caluire

Telefoon: 09 70 70 03 03 (vraag naar de DPO)